Intro til denne guide

Guidens målgruppe

Denne guide er målrettet dig der er ny inden for vagtplanlægning.

Guiden vil sætte dig i stand til at lave din første vagtplan og beskriver skridt-for-skridt, hvordan du får opbygget en optimal vagtplan der vægter de mange hensyn til både ansatte og arbejdsgiver. I processen introduceres alle de elementer og overvejelser der indgår i vagtplanlægningen, så du er klædt godt på til at træffe de rigtige valg. Du får endog mulighed for at afprøve teorien i praksis i afsnittet Prøv rollen som vagtplanlægger.

Måske har du aldrig lavet en vagtplan før. Måske har du netop overtaget ansvaret for vagtplanlægning i butikken. Det kan også være at du siddet med vagplanlægning i et stykke tid, hvor du blot har fulgt de vante processer for tilrettelæggelse af vagtplanen, uden at forstå hvordan det hele hænger sammen. I så fald vil du med denne guide kunne gå fra begynder til rutineret vagtplanlægger på ganske kort tid.

Guiden er uafhængig af hvilket værktøj du bruger til vagtplanlægning

Guiden er udgivet af NyVagtplan, men forudsætter ikke, at du bruger af NyVagtplan app'en. Begreber og processer beskrives generelt, så det skulle være muligt, at relatere til hvordan vagtplanlægning laves i jeres butik i dag. Dette uafhængigt af om det er en hjemmelavet Excel vagtplan, en web- eller mobilløsning eller blot blyant og papir.

Hvis du ikke er interesseret i alle detaljerne, der indgår i vagtplanlægningen, men bare vil hurtigt i gang med at lave den første vagtplan kan du oprette en gratis prøvekonto på NyVagtplan her [Klik på 'Start Gratis Prøveperiode']. Du kan evt. læse den korte Sådan arbejder du med NyVagtplan for en 5-sekunders introduktion, men NyVagtplan er intuitivt opbygget til at føre dig sikkert igennem processen for oprettelse af vagtplaner.

Hvis du har flere spørgsmål

Hvis du ved gennemlæsning af guiden synes at der er noget der er uklart, eller hvis du har spørgsmål til områder der ikke er beskrevet - så hører jeg meget gerne fra dig på admin@nyvagtplan.dk.

Før du går i gang med din første vagtplan

Forberedelse til arbejdet med din første vagtplan

Der er en række informationer du har brug for, for at kunne udarbejde en vagtplan.

Vær sikker på at du har indsamlet informationer i henhold til nedenstående checkliste så du kan arbejde effektivt med vagtplanen.

Vagtplan checkliste

  • Ansattes navne
    Hvem indgår i vagtplanen
  • Ansattes normtid
    Hvor lang tid skal de enkelte ansatte arbejde i henhold til ansættelsesaftalen
  • Kalenderperiode
    Hvilken periode er vagtplanen gældende for - fra og til dato
  • Helligdage
    Information om hvorvidt der er helligdage i kalenderperioden
  • Evt. begrænsninger iht. gældende overenskomst
    Stiller ansattes evt. overenskomst for arbejdsvilkår krav til vagtplanen
  • Evt. medarbejderønsker om fritid
    Evt. information om hvornår den enkelte medarbejder er forhindret i at arbejde i perioden

Hvordan laver jeg min første vagtplan?

Den første vagtplan - det ufuldendte puslespil

Den første vagtplan er den sværeste. Man kan tænke på vagtplanlægning som et puslespil, med et antal brikker: et antal ansatte, bemandingsbehov, indpasning af helligdage, overenskomstkrav, medarbejderønsker osv. I den bedste af verdener holder dette billede - alle brikkerne falder på plads, og vi får konstrueret en vagtplan der danner et komplet og fuldendt billede, hvor alle krav og ønsker er opfyldt.

Mere sandsynligt er det dog at brikkerne ikke danner det perfekte billede. I praksis skal du regne med, at det snarere bliver en øvelse i at lave de mest fuldendte billede der er muligt med de forhåndenværende brikker. Den første vagtplan kan således synes som en uoverskuelig opgave. Jeg har alle disse brikker, men jeg kan ikke se hvordan de skal hænge sammen, og ved ikke om de overhovedet kan danne et sammenhængende billede - så hvordan kommer jeg overhovedet i gang?

Sådan kommer du i gang

Du kommer igang ved at kaste dig ud i det.

Lav første umiddelbare udkast til en vagtplan, hvor du alene fokuserer på

  • Gentagne vagter
    Gentagne vagter er vagter der går igen uge for uge for den enkelte ansatte. Eks. arbejder Jette 8:00-16:00 hver mandag, eller Poul arbejder 12:00-16:00 hver anden tirsdag. Det er dit mål at samtlige gentagne arbejdstider figurerer i planen
  • Den enkelte ansattes ugentlige arbejdstid
    Det er dit mål at samtlige ansatte figurerer i planen med et antal timer der er så tæt så muligt på den gennemsnitlige arbejdstid der er gældende for den ansatte
Dette er første udgave af vagtplanens gentagne vagter. Denne udgave kan nu vurderes ud fra yderligere krav og ønsker samlet op i forberedelsesfasen, fairness mv. Er Lone endt med alle de attraktive morgenvagter kan nogle af disse byttes med en anden medarbejder. Så har vi pludselig en ny udgave af vagtplanen der er bedre end den første. Denne proces gentages indtil det ikke er muligt at se flere forbedringer med de forhåndenværende brikker. Så er placeringen af de gentagne vagter i vagtplanen færdig. I processen kan det være nødvendigt at udvide rammerne for de gentagne vagter, så de ikke nødvendigvis gentager sig uge for uge, men i stedet defineres over en periode på 2 eller flere uger. Se mere om dette i afsnittet Skal jeg lave en rullende vagtplan? nedenfor.

Den trinvise proces fra start til slut

Enkle skridt lader dig lave en vagtplan

Den trinvise beskrivelse af processen for at lave den første vagtplan ser ud som følger.

  1. Check af at du har informationerne der fremgår i Før Planlægning Checkliste ovenfor
  2. Vær bevidst om hvor mange ansatte der skal være på arbejde hen over de enkelte arbejdsdage og tidspunkter
    Angiv evt. i en ugekalender (mandag-søndag) hvor mange der er behov for på arbejde i forskellige tidsintervaller
    Eksempel:
    Mandag
    08:30-13:30 - 3 på arbejde
    13:30-18:00 - 4 på arbejde
    18:00-19:30 - 2 på arbejde
    Tirsdag
    08:30-13:00 - 3 på arbejde
    ...
    Fredag
    08:30-13:30 - 3 på arbejde
    13:30-18:00 - 4 på arbejde
    18:00-19:30 - 2 på arbejde
    Lørdag - Lukket
    Søndag - Lukket
  3. Beregn hvor mange timer hver af de ansatte skal arbejde i en gennemsnitlig uge i planen
    Matematikken er ikke kompleks eller omfattende, men kan se lidt utilgængelig ud på skrift, når alle detaljer er pinnet ud. Hvis formlerne nedenfor ser uoverskuelige ud, så forsøg at indsætte de faktiske tal for de higlightede elementer - så vil du se at det hurtigt giver sig selv.
    1. Formel for beregning af hvor mange timer hver af de ansatte skal arbejde i en gennemsnitlig uge i planen
      Beregnes for hver af de ansatte
      [antal timer i planen] = [ansattes ugentlig normtid]*[antal uger i planen]
      [antal betalte helligdags timer] = [antal betalte helligdage]*[antal timer pr. dag]
      Baseret på disse beregninger kan det gennemsnitlige antal timer ugentligt for medarbejderen beregnes som følger:
      [antal timer i perioden] = [antal timer i planen] - [antal betalte helligdags timer]
      [beregnet gennemsnitligt antal timer ugentlig i perioden] = [antal timer i perioden]\[antal uger i planen]
    2. Beregnings eksempler
      Eksempel 1:
      16 ugers vagtplan med 3 betalte helligdage af 7,5 timer for en fultidsansat med 37 timer ugentligt
      [antal timer i planen] = 37*16 = 592
      [antal betalte helligdags timer] = 3*7,5 = 22,5
      [antal timer i perioden] = 592 - 22,5 = 569,5
      [beregnet gennemsnitligt antal timer ugentlig i perioden] = 569,5 / 16 = 35,59
      Dvs. der kan planlægges med 35,59 timer i en gennemsnitsuge. Bemærk at 35,59 timer svarer til 35 timer, 35 minutter og 24 sekunder. For at gøre det enkelt at arbejde med i vagtplanlægningen afrundes til nærmeste halve time. Afrundingen betyder at vi over de 16 uger får en rest på 1,5 timer (569,5 - 16*35,5 = 1,5) . Dette er ikke noget problem. De resterende 1,5 timer placeres blot separat i planen en dag, hvor det giver mening.
      Eksempel 2:
      16 ugers vagtplan med 3 betalte helligdage af 7,5 timer for en halvtidsansat med 18,5 timer ugentligt
      [antal timer i planen] = 18,5*16 = 296
      [antal betalte helligdags timer] = 3*3,75 = 11,25
      [antal timer i perioden] = 296 - 11,25 = 284,75
      [beregnet gennemsnitligt antal timer ugentlig i perioden] = 284,75 / 16 = 17,80
      Igen afrundes, således at der planlægges med op til 17,5 timers gentagne vagter ugentligt og 4,75 timer på en separat dag, hvor det giver mening (284,75 - 17,50*16 = 4,75).
    3. Du har nu en liste med gennemsnitlige arbejdstider for de ansatte
      Fuldtidsansatte:
      Lone 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
      Peter 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
      Inger 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
      Anders 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
      Deltidsansatte:
      Anni 17,5 timer pr uge (+4,75 rest)
      Lotte 17,5 timer pr uge (+4,75 rest)
  4. Angiv gentagne vagter i en ugekalender
    De enkelte skridt i denne proces beskrives nedenfor. Der tages udgangspunkt i bemandingsbehovet jf. punkt 2 ovenfor, samt det beregnede gennemsnitlige antal timer for den enkelte medarbejder jf. punkt 3 ovenfor. Hver af skridtene eksemplificeres i vagtplanskitsen nedenfor. Klik på knapperne over vagtplanskitsen for at skifte imellem de forskellige skridt.
    Note om værktøjsunderstøttelse:
    I processen er det vigtigt at vagtplanens timesum justeres for den ansatte med det beregnede antal timer, hver gang en vagt indsættes/justeres. På dette tidspunkt bliver det således lidt tungt at arbejde effektivt med blyant og papir for alt andet en trivielle planer. Hvis du er ferm med Excel er det relativt enkelt, at lave et regneark der understøtter øvelsen. Hvis du har adgang til en standardløsning vil dette typisk være understøttet ved at oprette/slette gentagne vagter. Alternativt kan du bruge NyVagtplan's online hjælpeværktøj her: [Kommer snart Følg os på facebook.com/nyvagtplan for at blive orienteret når dette værktøj bliver frigivet.]
    1. Skridt 1: Start med at tildele gentagne vagter til én medarbejder i ugekalenderen
      1. Fyld op med vagter for medarbejderen med målet om at komme så tæt på den beregnede gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for medarbejderen, imens vagterne fordeler sig nogenlunde jævnt over ugen
        Vælg en fuldtidsmedarbejder for at placere så mange timer som muligt i skridt 1
      2. Se eksempel på skridt 1 i vagtplanskitsen nedenfor.
        Her er vagter tildelt fuldtidsmedarbejderen Lone.
        Det fremgår, at vi rammer netop den beregnede gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for Lone på 35,5 som ønsket (5 vagter af 4,5 timer + 3 vagter af 5 timer fratrukket 4 pauser af 0,5 timer) - og vagterne er nogenlunde jævnt fordelt over ugen. Samtidigt er der indlagt pauser på lange dage, hvilket er hensigtsmæssigt.
    2. Skridt 2: Tildel gentagne vagter for de øvrige fultidsmedarbejdere i ugekalenderen
      1. Fyld op med vagter for de øvrige fultidsmedarbejdere. Igen med målet om at komme så tæt på den beregnede gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for den enkelte medarbejder. Tildel vagter for én medarbejder ad gangen.
        Det kan være en fordel, at du lader dig inspirere af det mønster som timerne placeret i Skridt 1 danner. Da der er tale om medarbejdere med samme antal timer kan arbejdstiderne typisk placeres identisk med placeringen i Skridt 1 (sammenfaldende arbejdstider) eller forskudt (samme arbejdstider, men på andre dage) eller modsat (i stedet for en morgenvagt indsættes en aftenvagt af nogenlunde samme varighed). I valget af identisk, forskudt eller modsat skeles hele tiden til bemandingsbehovet, så dette er løbende afstemt.
      2. Klik på skridt 2 i vagtplanskitsen nedenfor for at se et eksempel.
        Her er vagter tilføjet fuldtidsmedarbejderne Peter, Inger og Anders
        Som det fremgår af eksemplet er Peters arbejdstider sammenfaldende med arbejdstiderne tildelt Lone. Inger og Anders' vagter er tildelt med fokus på at nærme os bemandingsbehovet i perioden 13:00-18:00. I praksis er dette gjort ved først at placere Ingers vagter for at ramme summen på de 35,50 timer. Dernæst er Anders' vagter placeret vha. en mindre forskydning af Ingers arbejdstider. Anders har således samme arbejdstider om onsdagen som Inger har om tirsdagen - tilsvarende har Anders samme arbejdstider torsdag som Inger har mandag. Fredag er deres arbejdstider identiske.
        Det noters at vi på dette tidspunkt i planlægningen allerede er dækket ind ift. bemandingsbehovet på 2 medarbejdere fra 18:00-19:30 på alle dage, samt at vi rammer det komplette bemandingsbehov for de tre perioder præcist om onsdagen, imens vi nærmer os på de øvrige dage.
    3. Skridt 3: Tildel gentagne vagter for deltidsmedarbejdere i ugekalenderen
      1. Fyld op med vagter for deltidsmedarbejderne. Fortsat med målet om at komme så tæt på den beregnede gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for den enkelte medarbejder, og fortsat ved at tildele vagter for én medarbejder ad gangen.
      2. Klik på skridt 3 i vagtplanskitsen nedenfor for at se et eksempel.
        Her er vagter tilføjet deltidsmedarbejderne Anni og Lotte
        Annis vagter er placeret først, idet fokus har været at supplere vagterne fra skridt 2, således at bemandingsbehovet er opfyldt.
        Som det fremgår er det lykkedes at ramme Annis ugentlige gennemsnitlige arbejdstid, imens bemandingsbehovet nu også er mødt for tirsdag efter at have placeret Annis vagter.
        Ved efterfølgende placering af Lottes vagter lykkedes det at ramme bemandingsbehovet for tirsdag og komme meget tæt på bemandingsbehovet fredag. Bemandingsbehovet er nu dækket alle dage i alle perioder, pånær fredag 13:00-18:00, hvor der aktuelt er planlagt vagter for 3 medarbejder ud af et bemandingsbehov på 4 i perioden.
        Da Lotte allerede har tildelt en vagt fredag 13:00-18:00 kan vi ikke længere nøjes med at fylde op med nye vagter. Vi er nødt til at bytte rundt på vagter jf. næste skridt.
    4. Skridt 4: Flyt og juster vagter for at matche bemandingsbehov
      1. Flyt og juster vagter for at matche bemandingsbehov. Så vidt muligt uden at ændre summen af arbejdstider matchet i de tidligere skridt. Start med at forsøge simple flyt/justeringer, hvor vagter flyttes/justeres én ad gangen - evt. til en anden dag med samme tidsrum eller samme udstrækning. Det bliver hurtigt kompliceret ved forsøg på at flytte/justere flere vagter på en gang.
      2. Klik på skridt 4 i vagtplanskitsen nedenfor for at se et eksempel.
        Flyttede/justerede vagter er markeret med mørk kant for at synliggøre ændringerne siden Skridt 3.
        Her er Lones vagt mandag flyttet til fredag for at møde bemandingsbehovet på 4 medarbejdere i perioden 13:00-18:00. Der er samtidigt introduceret en pause på dagen. Dette er dels hensigtsmæssigt da Lone får en lang dag på arbejde, men det betyder også at arbejdstidssummen ikke ændrer sig - de 4,50 timer flyttes fra mandag til 5,00-0,50 = 4,50 timer fredag
        Idet Lones vagt er flyttet væk fra mandagen giver det plads til at Lotte kan have en vagt i samme tidsrum, så bemandingsbehovet fortsat er matchet mandag og Lottes arbejdstidssum nu er 14,50 timer ud af 17,50.
        Perioderne 8:30-13:00, 13:00-18:00 og 18:00-19:30 er således bemandet med hhv. 3, 4 og 2 medarbejdere ugen igennem. Planen matcher nu bemandingsbehovet som ønsket.
    5. Skridt 5: Optimer vagtplanen og placer resternde arbejdstider for at matche samtlige beregnede gennemsnitlige ugentlige arbejdstider
      1. Med den enkle tilgang beskrevet i de foregående skridt er det lykkedes, at placere vagter så bemandingsbehov er matchet og arbejdtidssummer er næsten matchet. Fra denne position er det nu muligt at lave finjusteringer af planen. Det er enklere fordi justeringerne kan gennemføres ved bytte og justere således at de målsatte bemandingsbehov og arbejdstidssummer er intakte for hver ændring. Vi ved nu at puslespillet kan danne et sammenhængede billede og kan således tillade os at free-style herfra.
        Start først med at placere evt. endnu ikke placerede beregnede gennemsnitlige ugentlige arbejdstider, således at summen matcher for alle medarbejdere. Dette gøres ved at tilføje vagter i perioder, hvor der erfaringsmæssigt er behov for mere støtte. Det kan være i forbindelse med lukkevagten sidst på ugen, de store indryk onsdag formiddag eller lignende.
        Dernæst optimerer du vagtplanen ved at flytte, justere og bytte rundt på vagter under hensyn til butikkens og medarbejderenes behov. Måske er det ikke interessant for Inger at have lukkevagter hele ugen. Måske er der behov for at have nogle af de rutinerede medarbejdere til stede på udvalgte vagter etc.
        Hvis det viser sig vanskeligt at skabe fairness i planen kan du evt. overveje at introducere flerugers rul i planen. Se evt. Skal jeg lave en rullende vagtplan?. Det er enkelt at gå fra den nuværende version af vagtplanen til en plan med flerugers rul, idet vagtplanen blot kopieres til de øvrige uger. Herefter kan vagterne byttes rundt inden for den enkle uge og dermed sikre fairness over en periode. Et eksempel på dette kunne være at Peter og Anders byttede vagter hver anden uge. Så er det som minimum sikret at Peters vagter ikke er værre end Anders' vagter.
      2. Klik på skridt 5 i vagtplanskitsen nedenfor for at se et eksempel.
        Flyttede/justerede vagter er markeret med mørk kant for at synliggøre ændringerne siden Skridt 4.
        Her er de resterende timer til rådighed for Lone tilføjet, således at Lone nu har 17,50 timers gentagne vagter fordelt på ugen. Som det fremgår er vagterne placeret i tidsrummet 18:00-19:30 tirsdag og fredag, så der disse dage er ekstra støtte på lukkevagten. Eksemplet viser ikke yderligere optimeringer, da disse vil være meget individuelle for behovene i den enkelte butik.
        Under Prøv rollen som vagtplanlægger nedenfor, kan du imidlertid selv prøve at tilrettelægge og optimere vagtplanen for Lone, Peter, Inger, Anders, Anni og Lotte. Her kan du efterprøve fremgangsmåden beskrevet i skridt 1-5 og evt. eksperimentere med at optimere planen ud fra de behov du kender fra din butik.
    6. Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag
      08:30-13:00
      13:00-18:00
      18:00-19:30
      Timesum - planlagt / beregnet ugentligt gennemsnit
      Lone:
      35,50 / 35,50 timer
      Peter:
      0,00 / 35,50 timer
      Inger:
      0,00 / 35,50 timer
      Anders:
      0,00 / 35,50 timer
      Anni:
      0,00 / 17,50 timer
      Lotte:
      0,00 / 17,50 timer
  5. Udrul de gentagne vagter til perioden for vagtplanen
    Med fordelingen af de gentagne vagter i ugeplanen gennemført i ovenstående proces er det nu enkelt at fordele vagterne over hele perioden, som vagtplanen skal gælde i. De gentagne vagter kopieres ganske enkelt uge-for-uge i hele vagtplanens udstrækning.
    I processen bemærkes lukkedage, hvor de ansatte ikke skal møde på arbejde da butikken har lukket. Vagter der er rammer en lukkedag i forbindelse med kopiering til hele perioden falder ikke blot bort, men skal i stedet fordeles på nye vagter på andre dage i planen. Dette gælder også evt. helligdage, hvor butikken har lukket, idet arbejdstiden fordelt på de gentagne vagter allerede tager højde for betalte helligdage (arbejdstidssummen for Anders er eksempelvis reduceret med 22,5 betalte helligdags timer jf. punkt 3.1 ovenfor).
    Dette punkt giver nogen gange anledning til forvirring og tåler således en gentagelse: Reglen er, at gentagne vagter der ender på lukkedage ved kopiering til vagtplansperioden fordeles på nye vagter. Dette uanset hvorfor butikken holder lukket - også selvom butikken holder lukket pga. en helligdag. Dette gælder fordi der allerede er taget højde for betalte helligdage i udreningen af arbejdstidssummen.
  6. Placer ikke-gentagne vagter i vagtplanen
    Vagter der ikke er fordelt som gentagne vagter, samt gentagne vagter der skal flyttes fra lukkedage jf. punkt 5 ovenfor, tildeles som enkelt-vagter. Vagterne tildeles der hvor det giver mening i planens fulde periode - eks. kan der være behov for ekstra bemanding omkring månedslukning, lageroptælling, open-by-night etc. Når enkelt vagterne er tildelt skal summen af arbejdstider matche det beregnede antal timer for perioden.
  7. Færdig!
    Med skridtene i den detaljerede proces beskrevet i punkterne 1-6 ovenfor er du nu færdig med vagtplanen. Next step er at dele vagtplanen med de ansatte og evt. foretage tilpasninger på baggrund af feedback fra de ansatte.

Prøv rollen som vagtplanlægger

Her kan du prøve at omsætte teori til praksis

Fremgangsmåden og eksemplerne ovenfor har forhåbentligt give dig inspiration til hvordan du griber den første vagtplan an. Her kan du prøve kræfter med den samme bundne opgave, som eksemplerne ovenfor tager udgangspunkt i. Du kan således kigge på Skridt 1 - 5 ovenfor, hvis du sidder fast.

Opgaven til dig som vagtplanlægger er som følger:
Fordel gentagne vagter i planen nedenfor med følgende målsætning (gengivet fra punkt 1 og 2 i Den trinvise proces fra start til slut ovenfor).
Bemandingbehov
For dagene mandag-fredag er dagene opdelt i 3 perioder med forskelligt bemandingsbehov
08:30-13:30 - skal der være mindst 3 på arbejde
13:30-18:00 - skal der være mindst 4 på arbejde
18:00-19:30 - skal der være mindst 2 på arbejde
Fredag og lørdag holder butikken lukket
Beregnede gennemsnitlige antal timer ugentligt pr. medarbejder

Fuldtidsansatte:
Lone 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
Peter 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
Inger 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
Anders 35,50 timer pr uge (+1,5 rest)
Deltidsansatte:
Anni 17,5 timer pr uge (+4,75 rest)
Lotte 17,5 timer pr uge (+4,75 rest)

Sådan bruger du værktøjet

Klik på felterne under de ansatte for at slå en vagt til- eller fra - tilsvarende for at slå betalt pause til- eller fra på dagen.
Hvis du er glad for måden værktøjet lader dig arbejde med den første plan kunne du måske være interesseret i et gratis værktøj, som NyVagtplan planlægger at frigive inden længe. Det er essentielt en udgave af nedenståender der lader dig arbejde med dine egne planer. Følg os på facebook.com/nyvagtplan for at blive orienteret når dette værktøj bliver frigivet.

Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag
08:30-13:00
13:00-18:00
18:00-19:30
Timesum - planlagt / beregnet ugentligt gennemsnit
Lone: 0,00 / 37,50 timer
Peter: 0,00 / 37,50 timer
Inger: 0,00 / 37,50 timer
Anders: 0,00 / 37,50 timer
Anni: 0,00 / 17,50 timer
Lotte: 0,00 / 17,50 timer

Den næste vagtplan er nemmere

Genbrug gør næste plan nemmere

Den næste vagplan er meget nemmere. Når den næste vagtplan skal laves, er de fleste af brikkerne typiske de samme som for den første vagtplan. Der er således allerede en optimeret vagtplan at bygge videre på - og selv hvis der skal laves justeringer i form af nye ansatte, arbejdstider eller andet, vil det ikke være nødvendigt at starte forfra. Der bygges i stedet videre på den forrige vagtplan. De fleste af brikkerne vil fortsat danne et velkendt billede og det er alene nødvendigt at gentage forbedringsprocessen i forhold til, hvordan de nye brikker passer ind i dette billede.

Skal jeg lave en rullende vagtplan?

Hvorfor overveje rullende vagtplaner?

Erfaringsmæssigt er det enkleste for alle parter, hvis arbejdstiderne som udgangspunkt gentager sig i et fast mønster over vagtplanens periode. En hyppigt anvendt model for dette er en rullende vagtplan hvor vagterne gentager sig med et givent ugentligt interval. I den mest enkle udgave gentager den samme vagtplan sig således hver uge. Det er denne tilgang vi har valgt i eksemplet der arbejdes med ovenfor i denne guide, hvor vagterne gentager sige uge for uge. Ved mere avancerede behov kan vagtplanen imidlertid anvende et 2-ugers rul, hvor vagtplanen gentager sig efter to uger. Tilsvarende for 3-ugers rul, 4-ugers rul, ..., 8-ugers rul osv.

En rullende vagtplan kan være motiveret af flere forhold. Hvis bemandingsbehovet naturligt skifter med et ugentligt interval er det oplagt at anvende en rullende vagtplan. En rullende vagtplan kan også benyttes til at sikre fairness i vagtplanen. Er der eksempelvis vagter der er mindre populære kan disse gå på skift mellem de ansatte i en rullende vagtplan over flere uger. Anders tager den sene vagt i første uge, Lone tager den sene vagt den næste uge, dernæst Peter og Inger i de følgende uger, hvorefter det er Anders' tur igen i en vagtplan med 4-ugers rul.

Guidende princip for til-/fravalg af rullende vagtplaner

Hvis du er i tvivl om du din vagtplan skal rulle over flere uger er det guidende princip, at holde planen så enkel så mulig. Start således med at prøve, at dække vagtplanens behov med en vagtplan der gentager sig uge for uge. Det vil hurtigt blive synligt for dig hvis begrænsningen til ugentlig gentagelse skaber uhensigtsmæssige mønstre for de ansattes arbejdstider - samme medarbejder får eks. altid den sene/tidlige vagt, søndagsvagten eller andet. Nu hvor du har kendskab til hvilke mønstre du ønsker at undgå er det enkelt at vælge, om vagtplanen skal afvikles med 2-ugers rul, 3-ugers rul eller mere, baseret på hvilket rul der imødegår de konstaterede uhensigtsmæssigheder.

Hjemmelavet eller standard løsning til vagtplanlægning?

Den hjemmelavede løsning

Mange butikker og mindre virksomheder har hjemmelavede løsninger til vagtplanlægning. Over tid har vi set en del mere eller mindre velkonstruerede løsninger til at håndtere butikkernes vagtplaner, hvor man i den enkelte blomsterbutik, skobutik, møbelbutik, tøjbutik etc. har opfundet en unik løsning til håndtering af den tilbagevendende opgave med at lave vagtplaner. Fælles for disse løsninger er det typisk, at de er startet som simple løsninger, men over tid har fået tilføjet logik til håndtering af alle de special tilfælde man uundgåeligt render ind i over tid ifm. vagtplanlægning.

Eksempel på udfordringerne ved en hjemmelavet løsning

Et eksempel på en sådan hjemmelavet løsning var en blomsterbutik på fyn med 4 lokationer der kontaktede os i forbindelse med et medarbejderskifte, hvor en ny vagtplanlægger skulle overtage administrationen af vagtplaner på tværs af lokationerne. Butikkens hjemmelavede løsning var implementeret i Google Sheets af butikschefen. Løsningen var startet som et simpelt regneark til at angive arbejdstiderne for de ansatte på én lokation, hvor Google Sheets delingsmekanisme udgjorde en bekvem måde at dele nye vagtplaner med de ansatte. Løsningen havde imidlertid udviklet sig over en årrække i takt med at behovene for håndtering af varierende kalenderperioder, helligdage, lokationer, eksport til lønberegning etc. blev kendt.

Løsningen var således i stand til i praksis at varetage behovet for vagtplanlægning i butikken, men krævede meget nær forståelse af hvilke faner der skulle kopieres hvortil, hvilke celler der skulle opdateres på hvilke tidspunkter, samt hvilke celler der absolut ikke måtte røres ved. Af flere omgange havde man oplevet at der var lavet fejl ved de løbende manuelle opdateringer af regnearket, hvilket havde ført til mange timers fejlsøgning og til sidst til indførelse af en procesmanual der i stor detalje beskrev hvert skridt der skulle til for at oprette en vagtplan. Manualen var delt i to afsnit med hhv. 18 og 21 sider, med adskillige siders beskrivelse alene dedikeret til at beskrive hvordan kalenderdage, uger og måneder blev ajourført forud for den faktiske vagtplanlægning. Imens dette havde fungeret i praksis var det i forbindelse med medarbejderskiftet meget tydeligt, hvor meget implicit viden der var opbygget hos den aktuelle vagtplanlægger ved siden af de 18+21 siders manualer. Man stod således over for en massiv opgave med oplæring af den ny ansvarlige for vagtplanlægning.

NyVagtplan anbefaler at anvende en standardløsning til vagtplanlægning

Hvis du sidder med en hjemmelavet løsning i stil med ovenstående, så prøv at vurdere hvordan de enkelte begreber i denne guide er håndteret i løsningen. Måske kan det tjene som inspiration til at forbedre den hjemmelavede løsning. Måske kan det tjene som inspiration til at udskifte den hjemmelavede løsning med en standard løsning. Anbefalingen fra NyVagtplan er absolut at anvende en standardløsning til vagtplanlægning. Det behøver ikke at være NyVagtplan, men du er langt bedre stillet ift. håndtering af en lang række problemstillinger, som alle vagtplanlægningssystemer nødvendigvis må forholde sig til:

  • Hvordan kender løsningen til helligedage og hvordan håndteres de i beregningerne af medarbejdernes arbejdstider/tilgængelighed?
  • Hvordan kommunikeres vagter og ændring af vagter til de ansatte?
  • Hvordan håndteres ændringer af medarbejderoplysninger som eks. normtid for den ansatte, der kan betyde afledte ændringer til beregningerne af medarbejderens arbejdstider/tilgængelighed midt i en vagtplan?
  • Hvordan administreres lokationer lokalt uden at forhindre at medarbejdere kan tage vagter på flere lokationer?
  • Hvordan eksporteres data fra vagtplanerne til lønafregning?
  • Hvordan håndteres backup af data?
  • Etc, etc.
listen fortsætter og er meget lang. Men ikke nok med det - der er flere faldgruber, hvor de umiddelbare løsninger på spørgsmålene ovenfor giver unødvendig administrativt arbejde og kan føre til fejlagtige beregninger af arbejdstider/tilgængelighed og løngrundlag.

Prøv standardløsningen NyVagtplan gratis

Hvis du overvejer at udskifte din hjemmelavede løsning er det muligt at prøve NyVagtplan standardløsningen gratis og uforpligtende i 30 dage. Du skal blot oprette en konto her [Klik på 'Start Gratis Prøveperiode']

Hvor kan jeg få svar på flere spørgsmål?

Skriv til os

Skriv en mail til admin@nyvagtplan.dk. Vi vil gerne hjælpe dig igang med vagtplanlægningen.